Bildverwaltung einführen: Bestandsaufnahme, Kriterien und Einführungsstufen

Das Wichtigste auf einen Blick

Bestandsaufnahme: Bilder, Wege, Verantwortlichkeiten

Die Bestandsaufnahme ist der erste Arbeitsgang. Bei mittleren Beständen dauert sie zwei bis sechs Wochen. Zuständig ist eine Person aus Marketing oder Kommunikation, unterstützt von der IT. Am Ende stehen drei Listen: Bildorte, Bildwege, Verantwortlichkeiten.

Für die Aufnahme werden Einzelgespräche geführt, je 30 bis 45 Minuten mit Marketing, Vertrieb, Grafik und IT. Die Ergebnisse werden in einem Dokument gebündelt und mit den Beteiligten abgestimmt.

Erfasst werden auch die Zuflüsse von außen: Fotografen, Agenturen, Stockportale und Lieferanten. Ohne diese Schnittstellen entsteht neben dem System ein zweiter Bestand.

Die IHK für München und Oberbayern gehört zu den Stellen, die Unternehmen bei solchen Prozessaufnahmen beraten. Ein schriftlich fixierter Ablauf mit benannten Zuständigkeiten ist die Voraussetzung für jede spätere Systemauswahl.

Nachweise je Prozessphase

Die Tabelle ist eine Vorlage. Welche Nachweise gelten, legt jedes Unternehmen selbst fest.

Metadaten, Bildrechte und Datenschutz

Metadaten sind der Kern der Verwaltung. Ein Bild ohne beschreibende Felder bleibt eine Datei. Als Pflichtfelder bieten sich Dateiname nach Konvention, Aufnahmedatum, Fotograf, Nutzungsrecht, Nutzungsumfang, Ablaufdatum, Quelle, Produktkennung und Freigabestatus an.

Für die Strukturierung solcher Felder lohnt der Blick auf die Normung. Der Normenausschuss Informationstechnik und Anwendungen beim DIN bearbeitet Vorhaben zur Strukturierung von Daten und Informationen. Diese Arbeiten geben eine Orientierung, wenn Feldnamen und Wertebereiche einheitlich festgelegt werden.

Bei Produktbildern kommt eine Kennung aus der Logistik hinzu. GS1 Germany in Köln pflegt mit der GTIN und dem Global Data Synchronisation Network Standards, über die Industrie und Handel Produktstammdaten und Produktbilder austauschen. Wird die GTIN als Metadatenfeld geführt, lässt sich jedes Produktbild eindeutig einem Artikel zuordnen.

Ein zweites Feldset betrifft die Datei selbst. Format, Farbraum, Auflösung und Beschnitt werden je Verwendungszweck unterschiedlich gebraucht. Wer diese Werte beim Import erfasst, kann später passende Ableitungen automatisch erzeugen.

Nutzungsrechte gehören in dasselbe Feldset. Erfasst werden Verwendungszweck, Kanäle, Laufzeit, Gebiet und eine Regel für Nachnutzungen. Läuft eine Lizenz ab, muss das System warnen. Sonst erscheint das Motiv weiter in Kampagnen.

Enthalten Bilder Personen, greifen die Vorgaben der Verordnung (EU) 2016/679, der Datenschutz-Grundverordnung. Nötig sind ein festgelegter Zweck, eine Rechtsgrundlage und eine Löschfrist. Diese Angaben gehören als Felder in den Datensatz, nicht in eine Liste am Dateiende.

In der Praxis trennt sich das nach Bildtyp. Porträts von Beschäftigten brauchen eine andere Grundlage als Aufnahmen von Messen, Veranstaltungen oder Baustellen. Bei Veranstaltungen genügt häufig ein Aushang am Eingang. Für Porträts ist eine Einwilligung der Regelfall.

Auch die technische Seite wird geregelt. Auftragsverarbeitungsvertrag, Zugriffsrechte und Löschkonzept werden bereits bei der Anbieterauswahl geprüft, nicht erst im laufenden Betrieb. Ohne Löschfrist wächst der Bestand unbegrenzt, und mit ihm das Risiko.

Bei Mitarbeiterporträts werden Datum, Zweck und Widerrufsmöglichkeit der Einwilligung dokumentiert. Hinweise zur Ausgestaltung bündelt der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit.

Kriterienkatalog vor den Produktdemos

Der Digitalverband bitkom veröffentlicht Leitfäden und Erhebungen zur Digitalisierung in Unternehmen. Sie geben einen Marktüberblick, ersetzen aber keinen eigenen Anforderungskatalog. Dieser Katalog entsteht vor den Demos.

Danach werden die Kriterien gewichtet. Integrationen und Datenschutz erhalten in den meisten Unternehmen hohe Gewichte, die Benutzerfreundlichkeit entscheidet über die tägliche Nutzung. Wer die Gewichte vor den Demos dokumentiert, kann Bewertungen begründen. Ein nachträglich erstellter Katalog passt sich sonst an das bevorzugte Produkt an.

Vor der Entscheidung steht eine Teststellung mit echten Bildern über zwei bis vier Wochen. Danach werden die Bewertungen im Kriterienkatalog abgeglichen.

Einführung in sechs Stufen

Die Reihenfolge der Stufen ist sachlich festgelegt. Jede Stufe endet mit einem Prüfpunkt.

Die Migration läuft in Wellen. Zuerst werden die aktiv genutzten Bilder übernommen, danach die historischen Bestände. Ein vollständiger Bestand lässt sich nicht in einem Schritt umziehen. Der Altbestand bleibt bis zum Abschluss der Prüfung lesend erreichbar und wird danach gesperrt.

Für die Schulung werden Key User je Abteilung benannt. Sie prüfen die Metadaten eingehender Bilder und sind die erste Anlaufstelle für Rückfragen. Diese Rolle bleibt nach dem Go Live bestehen.

Kosten: Beispielrechnung mit Annahmen

Anbieter nennen Preise meist je Nutzer und Monat. Die folgende Rechnung ist ein Beispiel mit frei gesetzten Annahmen, Stand 2024. Sie zeigt eine Größenordnung, kein Angebot.

Im ersten Jahr ergeben sich 18.440 Euro netto. Hinzu kommen 19 Prozent Umsatzsteuer, also 3.503,60 Euro. Der Bruttobetrag liegt bei 21.943,60 Euro. Ab dem zweiten Jahr bleiben 3.840 Euro netto, brutto 4.569,60 Euro.

Die einmaligen Kosten entfallen auf Einführung und Migration. Sie lassen sich senken, wenn die Prozessaufnahme mit eigenen Kräften erfolgt. Die laufenden Kosten steigen mit Nutzerzahl und Speicherbedarf.

Betrieb nach dem Go Live

Die ersten vier Wochen dienen der Nachsteuerung. Rechte, Feldnamen und Suchfilter werden korrigiert. Danach beginnt der Regelkreis.

Der Regelkreis hat vier Schritte: planen, umsetzen, prüfen, nachbessern. Geplant wird je Quartal, geprüft monatlich. Jede Runde endet mit einer dokumentierten Änderung, die in die nächste Planung einfließt.

Vier Kennzahlen genügen für den Anfang: Suchzeit je Bild, Zahl der Dubletten, Anteil Bilder mit vollständigen Metadaten und Zahl der Rückfragen zur Freigabe. Sie lassen sich ohne Zusatzsoftware erheben. Entscheidend ist, dass dieselbe Kennzahl immer gleich gemessen wird.

Zur Routine gehören feste Termine. Die Rechteprüfung läuft jährlich und erfasst ablaufende Lizenzen. Stichproben zur Bildqualität finden monatlich statt. Die Sicherung der Metadaten läuft täglich. Für jede dieser Aufgaben ist eine Rolle benannt.

Rechtlich bleibt der Bestand in Bewegung. Löschfristen und Einwilligungen müssen nachgehalten werden. Ein Löschlauf ohne dokumentierte Grundlage ist selbst ein Risiko. Für Aufnahmen von Beschäftigten gilt zusätzlich § 26 BDSG, der die Verarbeitung von Beschäftigtendaten an die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses bindet.

Häufige Fragen

Was ist der erste Schritt beim Einführen einer Bildverwaltung?

Die schriftliche Bestandsaufnahme. Erfasst werden Bildorte, Bildwege und Verantwortlichkeiten. Erst danach werden Anforderungen an ein System formuliert.

Welche Metadaten sind Pflicht?

Bewährt sind Dateiname nach Konvention, Aufnahmedatum, Fotograf, Nutzungsrecht, Laufzeit, Quelle, Produktkennung und Freigabestatus. Bei Personenaufnahmen kommen Zweck und Einwilligung hinzu.

Warum steht der Kriterienkatalog vor den Produktdemos?

Weil ein nachträglich erstellter Katalog sich an das favorisierte Produkt anpasst. Vorher festgelegte Gewichte machen Bewertungen nachvollziehbar und begründbar.

Was kostet die Einführung im Beispiel?

Im Rechenbeispiel 18.440 Euro netto im ersten Jahr, darin 3.503,60 Euro Umsatzsteuer. Ab dem zweiten Jahr 3.840 Euro netto je Jahr.

Was passiert nach dem Go Live?

Der Betrieb geht in einen Regelkreis aus Planung, Umsetzung, Prüfung und Nachbesserung über. Hinzu kommen monatliche Stichproben, die jährliche Rechteprüfung und die tägliche Sicherung.