Bildverwaltung
Teil von Bildverwaltung einführen: Bestandsaufnahme, Kriterien und Einführungsstufen
Softwareauswahl dokumentieren: Bewertungsmatrix und Auswahlblatt
Softwareauswahl Bildverwaltung dokumentieren: fünf gewichtete Kriteriengruppen, Bewertungsmatrix, Auswahlblatt mit vier Spalten und Nachweise für das Budget.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Fünf Kriteriengruppen mit Gewichtung und Nachweis bilden den Anforderungskatalog.
- Jeder Anbieter wird in derselben Matrix bewertetnull bis fünf Punkte, multipliziert mit der Gewichtung.
- Das Auswahlblatt hat vier SpaltenKriterium, Gewichtung, Nachweis und Ansprechpartner.
- Leere Nachweise entscheiden später über die Rangfolge, nicht der Preis.
- Für Personenfotos gelten DSGVO, § 22 KunstUrhG und ein Auftragsverarbeitungsvertrag.
Fünf Kriteriengruppen mit Gewichtung und Nachweis
IT-Leitung und Marketing fixieren die Kriteriengruppen, bevor der erste Anbieter präsentiert. Jede Gruppe erhält eine Gewichtung und einen Nachweis. So ist später belegbar, warum ein System vorn liegt, und die Entscheidung hängt nicht an der besten Vorführung.
Fünf Kriteriengruppen der Bildverwaltung
- DatenmodellMetadaten, Vokabulare, Versionierung
- RechteverwaltungNutzungsrechte, Ablaufdaten, Freigaben
- SucheVolltext, Filter, Ähnlichkeit, Redaktionsanbindung
- BetriebSaaS, Private Cloud, Server, Backup
- KostenLizenzen, Speicher, Schnittstellen, Support, Migration
- Datenmodell und Metadaten, 20 Prozent. NachweisTestimport von 500 eigenen Dateien mit Feldzuordnung. Wie Bestände sauber erfasst werden, beschreibt der Beitrag zu strukturierten Bestandsdaten.
- Rechteverwaltung und Lizenzierung, 25 Prozent. Nachweis: Rechtebaum im Testzugang und Vertragsklausel zu Nutzungsrechten.
- Suche und Auffindbarkeit, 15 Prozent. NachweisSuchtest mit eigenen Dateien und Protokoll der Trefferliste.
- Betriebsmodell, Serverstandort und Backup, 25 Prozent. Nachweis: Auftragsverarbeitungsvertrag, Löschkonzept, Backup-Standort.
- Kosten und Skalierung, 15 Prozent. NachweisAngebot mit Nutzerstaffel, Speicherzusatz und Preisstand-Datum.
Die fünf Gewichte decken den gesamten Katalog ab. Rechteverwaltung und Betriebsmodell tragen mit je 25 Prozent das größte Gewicht. Wie sich der Bestand vor der Auswahl aufnehmen lässt, zeigt der Beitrag zur Bildverwaltung einführen.
So bewerten Sie jeden Anbieter in derselben Matrix
Bewerten Sie jeden Anbieter in derselben Matrix: null bis fünf Punkte, multipliziert mit der Gewichtung. Nur so lassen sich Angebote vergleichen. Wer für jeden Anbieter andere Maßstäbe anlegt, begründet am Ende nur das Ergebnis, das ohnehin feststand.
Ausschlusskriterien wie eine Datenhaltung außerhalb der EU beantworten Sie mit Ja oder Nein. Sie stehen vor der Punktebewertung, denn ein ausgeschlossener Anbieter braucht keine Gewichtung mehr. Halten Sie fest, welches Kriterium den Ausschluss ausgelöst hat.
Für Metadaten und Schnittstellen liefert der Normenausschuss Informationstechnik und Anwendungen beim DIN einen Bezugsrahmen. Wie sich Dateinamen im Alltag einheitlich festlegen und nachprüfen lassen, erklärt der Beitrag zur Dateibenennung für Bilddateien.
Auswahlblatt: Vorlage mit vier Spalten
Das Auswahlblatt führen Sie je Anbieter und füllen es während des Gesprächs aus. So landen Zusagen sofort schriftlich in der Akte und nicht erst in einer späteren Erinnerung.
Auswahlblatt: Vorlage
| Kriterium | Gewichtung | Nachweis | Ansprechpartner |
|---|---|---|---|
| Datenmodell | 20 Prozent | Testimport 500 Dateien | IT-Leitung |
| Rechteverwaltung | 25 Prozent | Rechtebaum, Vertragsklausel | Justiziariat |
| Kosten | 15 Prozent | Angebot mit Preisstand-Datum | Einkauf |
Bleibt ein Nachweisfeld leer, markieren Sie die Zeile farbig. Leere Nachweise entscheiden später über die Rangfolge, nicht der Preis. Der Ansprechpartner je Zeile verhindert, dass offene Punkte zwischen IT, Recht und Einkauf liegen bleiben.
Datenschutznachweise für Personenfotos
Personenbezogene Bilder unterliegen der Verordnung 2016/679 über den Schutz personenbezogener Daten. Bei erkennbaren Personen kommt das Recht am eigenen Bild nach § 22 KunstUrhG hinzu: Veröffentlichung nur mit Einwilligung.
Sobald ein Dienstleister Zugriff auf Bildbestände erhält, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag Pflicht. Der Serverstandort ist ein Kriterium unter mehreren, kein Nachweis für Rechtskonformität. Verbindlich sind Vertrag, Löschkonzept und Berechtigungskonzept, und genau diese drei gehören ins Auswahlblatt.
Prüfen Sie außerdem Einwilligung und Nutzungsumfang späterer Kampagnen. Auch der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit weist darauf hin, dass bei der Veröffentlichung von Fotos neben dem Datenschutz das Recht am eigenen Bild zu beachten ist. Wie sich UrhG und DSGVO bei Belegschaftsbildern auswirken, zeigt der Beitrag zu Mitarbeiterfotos nach UrhG und DSGVO.
Das Budget gegenüber der Geschäftsführung begründen
Begründen Sie das Budget mit der ausgefüllten Matrix, dem Preisstand-Datum je Zeile und einer Rechnung über mindestens drei Jahre. Vorlage und Nachweise überzeugen mehr als Präsentationsfolien. Das Preisstand-Datum gehört in jede Zeile des Auswahlblatts.
Planen Sie Personalkosten für Administration, Migration und Schulung getrennt ein. Schnittstellen, zusätzlicher Speicher und Nutzerstaffeln werden oft getrennt berechnet, deshalb verlangt das Kriterium Kosten ein Angebot mit Staffel und Speicherzusatz.
Ob Cloud, eigener Server oder Hybrid zum Betrieb passt, ist eine eigene Frage. Diesen Vergleich liefert der Beitrag zu Cloud, Server und Hybrid, das Auswahlblatt hält danach fest, wie die Wahl begründet wurde.
Checkliste für den Entscheidungsvermerk
- Kriteriengruppen und Gewichtung vor der ersten Präsentation festgelegt
- Ausschlusskriterien je Anbieter mit Ja oder Nein beantwortet
- Matrix mit null bis fünf Punkten je Kriterium ausgefüllt
- Nachweise abgelegt, leere Zeilen farbig markiert
- Preisstand-Datum je Angebot eingetragen
- Auftragsverarbeitungsvertrag, Löschkonzept und Berechtigungskonzept geprüft
Häufige Fragen
Welche Kriterien gehören in jedes Auswahlblatt?
Datenmodell, Rechteverwaltung, Suche, Betriebsmodell und Kosten, jeweils mit Gewichtung, Nachweis und Ansprechpartner. Die Vorlage oben führt diese Spalten in fester Reihenfolge.
Wie begründe ich das Budget gegenüber der Geschäftsführung?
Mit der ausgefüllten Matrix, dem Preisstand-Datum je Zeile und der Rechnung über mindestens drei Jahre. Vorlage und Nachweise überzeugen mehr als Präsentationsfolien.
Was gilt bei Personenfotos im Bildbestand?
Prüfen Sie Einwilligung und Nutzungsumfang späterer Kampagnen. Bei erkennbaren Personen gelten DSGVO und § 22 KunstUrhG, und ein Dienstleister mit Zugriff braucht einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
Warum entscheiden leere Nachweise über die Rangfolge?
Ein Anbieter, der ein Kriterium nicht belegt, hat es nicht erfüllt. Der Preis allein sagt darüber nichts aus.
