Dateibenennung für Bilddateien organisatorisch festlegen und nachprüfen

Das Wichtigste auf einen Blick

Namensschema, Zeichenregeln und Versionierung

Ein Bildname braucht fünf Angaben: Aufnahmedatum, Projekt oder Kunde, Motivnummer, Version und Status. Das Datum schreiben Sie nach DIN ISO 8601 als JJJJ-MM-TT, also 2025-03-14 statt 14.03.2025. Nur so sortiert jedes System chronologisch. Den normativen Rahmen für Datenstrukturen in Bildbeständen setzt der Normenausschuss NIA beim DIN.

Für Produktbilder ist die GTIN der beste Anker. GS1 Germany vergibt diese Artikelkennung für Deutschland, sie ist eindeutig und jedem selbst gebauten Kürzel überlegen. Mischen Sie GTIN und interne Artikelnummer nicht. Fehlt die GTIN, nutzen Sie die interne Nummer allein.

Zeichenregeln halten Sie kurz: keine Umlaute, keine Leerzeichen, keine Sonderzeichen außer Unterstrich und Bindestrich. Vollständiges Muster: 2025-03-14_kampagne-fruehjahr_motiv-0042_v02_freigabe.jpg.

Versionierung folgt zwei Regeln. Erstens: eine neue Version nur bei inhaltlicher Änderung, nicht bei Konvertierung oder Export. Zweitens: zwei Ziffern plus Status, also v01_entwurf und v02_freigabe.

In fünf Schritten zur verbindlichen Konvention

Halten Sie jeden Schritt auf einer Seite fest und prüfen Sie das Schema an zehn echten Dateien.

Prüfkriterien, Statuswerte und dokumentiertes Prüfprotokoll

Fünf Kriterien lassen sich je Datei eindeutig beantworten. Das Datum steht als JJJJ-MM-TT ohne Punkte. Die Projektkennung ist identisch mit dem Auftragsnamen im System. Die Motivnummer ist vorhanden und nicht doppelt vergeben. Version und Status stammen aus festen Listen. Der Name bleibt unter 60 Zeichen, ohne Umlaute und Leerzeichen.

Zulässige Statuswerte: entwurf, pruefung, freigabe, gesperrt. Bei Fremdbildern gehört der Ersteller in die Metadaten, die Urheberbenennung verlangt das Urheberrechtsgesetz.

Legen Sie die Vorlage als Textbaustein ab, etwa felder.csv mit den Spalten Bestandteil, Format, Pflicht und Beispiel.

Ein Prüflauf wird protokolliert, nicht erinnert. Beispiel mit angenommenen Werten:

Abweichungen haben fast immer drei Ursachen: fehlende Motivnummer, abweichendes Datumsformat, doppelte Benennung.

Prüfintervalle, Schwellenwerte und Altbestand

Bei laufender Produktion ist ein monatlicher Prüflauf realistisch, bei ruhenden Archivbeständen genügt ein Quartal. Ziehen Sie je Lauf 50 bis 200 Dateien als Stichprobe und halten Sie das Verfahren konstant.

Legen Sie Schwellen vorab fest: unter 95 Prozent Konformität wird nachgeschult, unter 90 Prozent sperrt das System Dateien mit falschem Muster. Zu Aufbewahrung und Löschfristen veröffentlicht der Digitalverband Bitkom Arbeitshilfen.

Technisch prüfen lässt sich ein Schema mit einem regulären Ausdruck. Erlaubt das System keine Regel, bleibt eine Sichtprüfung mit Liste. Abweichungen werden dokumentiert, nicht stillschweigend korrigiert.

Vor der Einführung entscheiden Sie, ob der Altbestand umbenannt wird. Eine Migration lohnt nur, wenn alte Bilder noch aktiv genutzt werden. Für den Rest genügt ein Vermerk im Metadatensatz.

Rechte, Lizenzstatus und Löschfristen

Ein Dateiname ist kein Rechtsdokument, aber er macht Rechte sichtbar. Vermerken Sie Verwendungszweck und Lizenz im Namen oder in den Metadaten. Für Aufnahmen mit Personen gilt zusätzlich die Datenschutz-Grundverordnung.

Zweckbindung und Löschfrist müssen Sie kennen und in der Ablage abbilden. Ein Feld für die Löschfrist im Namensschema ist unpraktisch, dafür sind die Metadaten da.

Verknüpfen Sie den Status im Namen mit der Lizenz. Ein Bild mit Status entwurf gehört weder in Werbemittel noch auf die Website.

Aufwand und Schulungskosten: eine Beispielrechnung

Die Zahlen sind angenommen und dienen als Kalkulationshilfe. Intern: ein Abstimmungstermin mit vier Beteiligten aus Bildredaktion, Archiv, IT und Freigabe, drei Stunden zu 65 Euro netto, also 780 Euro.

Dazu kommen sechs Stunden für Dokumentation und Vorlagen, 390 Euro, sowie vier Stunden Prüflauf je Quartal, 260 Euro. Das ergibt 1.430 Euro netto, mit 19 Prozent MwSt. 1.701,70 Euro.

Extern: ein Schulungstag im Haus für acht Teilnehmende kostet im Beispiel 1.450 Euro netto, mit 19 Prozent MwSt. 1.725,50 Euro. Vergleichen Sie vor der Buchung Angebote der IHK München mit denen freier Anbieter.

Rechnen Sie die Werte auf Ihre Gehaltsstruktur um, 65 Euro je Stunde sind eine Annahme, kein Marktwert.

Häufige Fragen

Welche Bestandteile gehören in den Dateinamen?

Datum nach DIN ISO 8601, Projektkennung, Motivnummer, Version und Status. Mehr als fünf Bestandteile werden selten gepflegt.

Wie oft sollte ich prüfen?

Ein genormtes Intervall gibt es nicht. Bei laufender Produktion monatlich, bei ruhenden Archiven quartalsweise, jeweils mit dokumentierter Stichprobe.

Wer prüft den Namensstandard?

Im Beispiel prüft eine benannte Person aus dem Archiv, im Wechsel mit der IT. Die Auswertung geht an die Bildredaktion, die Nachschulungen auslöst.

Ersetzt der Dateiname eine Bilddatenbank?

Nein. Der Name ist ein Ordnungsmerkmal. Rechte, Freigaben und Löschfristen gehören in die Metadaten eines Bildverwaltungssystems.

Wann ist eine neue Version fällig?

Nur bei inhaltlicher Änderung am Bild oder an der Freigabe. Exporte und Konvertierungen erzeugen keine neue Version.