Wie werden Bestandsdaten strukturiert und maschinenlesbar erfasst?

Das Wichtigste auf einen Blick

Felder nach IPTC, XMP, DIN und GS1

Bestandsdaten strukturieren heißt, jedes Objekt mit denselben Feldern, denselben Wertebereichen und derselben Kennung zu beschreiben. Ohne diese drei Ebenen bleibt jede Suche Handarbeit.

Der IPTC Photo Metadata Standard ist die Referenz für Bildinhalte. Er beschreibt Felder wie Titel, Beschreibung, Ersteller, Credit Line, Copyright Notice, Stichwörter und Aufnahmedatum. Adobe XMP ist das Format, in dem diese Angaben heute überwiegend in der Datei stehen. XMP speichert Werte als XML und erlaubt zusätzliche eigene Felder.

Rechtliche Angaben gehören in dieselbe Struktur. Die Pflicht zur Urheberbenennung nach § 13 UrhG verlangt ein Feld für den Urheber. Bei Porträt- und Teamfotos kommt die Einwilligung nach § 22 UrhG hinzu. Werden personenbezogene Bilddaten verarbeitet, gelten zusätzlich die Vorgaben der DSGVO, etwa Zweckbindung und Löschfristen.

GS1 arbeitet mit der GTIN als global eindeutiger Kennung und beschreibt Stammdaten für den Austausch zwischen Geschäftspartnern. Für Bildbestände ist das Muster übertragbar: eine Kennung, die auch außerhalb des eigenen Systems gilt. DIN EN ISO 8601 legt Datum und Uhrzeit als JJJJ-MM-TT fest, DIN 31644 nennt Kriterien für digitale Langzeitarchive.

Das Feldgerüst folgt keiner Norm wörtlich. IPTC und GS1 liefern Bausteine, die Auswahl bleibt Sache des Hauses.

Kontrollierte Vokabulare und Prüfregeln

Ein kontrolliertes Vokabular ist eine geschlossene Werteliste. Statt die Begriffe Foto, Aufnahme und Bild zu mischen, erlaubt sie einen Begriff je Bedeutung. Als Vorlage dienen eigene Begriffssammlungen oder Referenzvokabulare wie die Gemeinsame Normdatei und der Getty Art and Architecture Thesaurus, die Schreibvarianten bei Orten, Personen und Marken abfangen.

Prüfregeln laufen vor dem Import und nicht danach:

Bleibt die Ablehnungsquote bei null, sind die Regeln zu locker gesetzt. Wer die Quote je Charge misst, erkennt, welche Felder im Prozess dauerhaft leer bleiben.

Exportformate für die Übergabe

Für den Export zählt, dass das Zielsystem die Werte ohne Nacharbeit liest. CSV in UTF-8 mit Kopfzeile ist der kleinste gemeinsame Nenner, JSON eignet sich für Schnittstellen, XML für verschachtelte Rechteangaben. Formate ohne eingebettete Metadaten erhalten ein XMP-Sidecar, also eine Begleitdatei mit denselben Feldern.

Feldnamen, Reihenfolge, Kodierung, Trennzeichen und Datumsformat werden in einem Exportvertrag einmal festgelegt und dokumentiert. Jede Änderung erhält eine Versionsnummer. Ohne diesen Vertrag bricht der nächste Systemwechsel die Zuordnung.

Abläufe, Zuständigkeiten und Ansprechstellen

Vor der Felddefinition stehen Abläufe und Zuständigkeiten. Wer liefert Bilder, wer prüft Rechte, wer trägt Metadaten ein, wer gibt frei? Jedes Feld braucht einen Namen dahinter, sonst bleibt es dauerhaft leer.

Der Bitkom e.V. als Digitalverband der deutschen Wirtschaft und die IHK für München und Oberbayern veröffentlichen Informationsangebote zu Digitalisierung und Datenmanagement. Für die eigene Feldliste ersetzen sie die Prozessaufnahme nicht, geben aber Orientierung beim Vorgehen.

Besser ist ein Start mit zwölf Pflichtfeldern. Nach der ersten Importcharge wird geprüft, welche Felder gefüllt sind, und erst dann wird erweitert.

Beispielrechnung: Datenübernahme für 10.000 Bilder

Angenommen, 10.000 Bilder liegen ohne Metadaten vor. Für Sichtung, Verschlagwortung und Qualitätsprüfung werden je Bild drei Minuten angesetzt. Das ergibt 30.000 Minuten oder 500 Arbeitsstunden. Bei 65 Euro netto je Stunde summiert sich das auf 32.500 Euro netto, mit 19 Prozent Umsatzsteuer auf 38.675 Euro brutto.

Hinzu kommen Rechteklärung und Freigaben. Fallen dafür je Bild zwei Minuten an, steigt der Aufwand auf rund 833 Stunden und damit auf etwa 54.200 Euro netto. Die Werte sind ein Rechenbeispiel, keine Preisauskunft.

Häufige Fragen

Welche Felder sind für Bildbestände Pflicht?

Pflicht sind Objekt-ID, Titel, Urheber, Nutzungsrechte und Aufnahmedatum. Bei Personenaufnahmen kommt das Feld Einwilligung hinzu, weil § 22 UrhG und die DSGVO greifen.

Reicht eine Excel-Tabelle, um Bestandsdaten zu strukturieren?

Excel kann der Startpunkt sein, ist aber kein Austauschformat. Sobald mehrere Systeme zugreifen, braucht es feste Feldnamen, kontrollierte Listen und einen Exportvertrag.

Was ist ein kontrolliertes Vokabular?

Eine geschlossene Liste erlaubter Begriffe. Sie verhindert, dass dasselbe Motiv unter mehreren Schreibweisen geführt wird.

Wie wird die Datenqualität nach dem Import geprüft?

Über Pflichtfeldquote, Formatfehler, Dublettenzahl und eine Stichprobe. Die Werte werden je Importcharge dokumentiert und mit der Vorcharge verglichen.