Eventfotograf für Firmenfeiern: Kriterien für Rechteklärung und Zusammenarbeit

Das Wichtigste auf einen Blick

Nutzungsrechte gelten nur für das vereinbarte Medium, den vereinbarten Zeitraum und das vereinbarte Gebiet.
Werbung mit erkennbaren Gästen braucht deren Einwilligung, auch bei rein internen Feiern.
Rechtepakete stehen als eigener Posten im Angebot und kosten Aufschlag.
Für die Auswahl zählen Referenzen, Rechtekette und Liefertermin, nicht nur der Tagessatz.
Musterverträge von BFF und CV gehören ins Erstgespräch.

Anbieter finden und vergleichen

Die Anbietersuche entscheidet über Rechte und Risiko. Fünf Wege sind üblich, jeder mit anderem Preisniveau.

Fünf Wege zur Anbietersuche

Weg

BFF-Mitgliedersuche: Berufsverband
Freelens-Suche: Berufsverband
Agenturen: laif, Ostkreuz
Bild-/Stockagenturen: Westend61, Getty
Regionale Anbieter: Referenzen Firmenfeiern

Beispiel

BFF-Mitgliedersuche: öffentlich filterbar
Freelens-Suche: regionale Gruppen
Agenturen: Reportage
Bild-/Stockagenturen: wenige Motive
Regionale Anbieter: Angebot mit Rechten

Preisniveau

BFF-Mitgliedersuche: hoch
Freelens-Suche: hoch
Agenturen: hoch
Bild-/Stockagenturen: mittel
Regionale Anbieter: variabel

Mitgliedersuche des BFF, des Berufsverbands Freie Fotografen und Filmgestalter. Die Liste ist öffentlich, filterbar nach Ort und Fachgebiet.
Fotografensuche von Freelens, dem Berufsverband für Fotografinnen und Fotografen, mit regionalen Gruppen.
Agenturen mit Unternehmens- und Reportageaufträgen, etwa laif in Köln oder Ostkreuz in Berlin. Sie nennen verfügbare Fotografen auf Anfrage.
Bild- und Stockagenturen wie Westend61 in München, mauritius images in Miesbach, picture alliance in Frankfurt oder Getty Images. Sinnvoll bei wenigen Motiven für Intranet oder Fachpresse.
Regionale Anbieter mit Referenzen aus Firmenfeiern. Fordern Sie zwei Referenzkunden und ein Angebot mit ausgewiesenen Rechtepositionen.

Wer nur nach Tagessatz vergleicht, verliert. Entscheidend sind Rechtekette, Liefertreue und Vertretung bei Ausfall.

Auswahlkriterien für die Zusammenarbeit

Prüfen Sie fünf Punkte vor der Buchung. Jeder Punkt gehört in den Vertrag, nicht ins Gedächtnis.

Fünf Prüfpunkte vor der Buchung

Rechtekettealle gewünschten Nutzungsrechte selbst einräumbar?
Referenzenzwei Firmenfeiern ähnlicher Größe mit Ansprechpartner
AblaufAnkunft, Briefing, Bildliste, Ansprechpartner vor Ort
LieferungBildzahl, Auflösung, Frist und Galerie
Zweitfotograf und Anfahrtvorab als eigene Posten ausweisen

Nutzungsrechte schriftlich festlegen

Wer einen Eventfotografen für Firmenfeiern bucht, kauft kein Bild, sondern eine Erlaubnis. Nach § 31 UrhG räumt der Urheber einfache oder ausschließliche Nutzungsrechte ein, getrennt nach Nutzungsart.

Eine Print-Lizenz deckt deshalb keine Website ab. Medium, Zweck, Zeitraum und Gebiet gehören in den Vertrag. Fehlt eine Angabe, gilt die Nutzung als nicht erlaubt.

Klären Sie die Weitergabe. Ein übertragbares Recht brauchen Sie, wenn Gäste oder Kunden die Bilder weiterverwenden dürfen. Das Bearbeitungsrecht für Zuschnitte und Retusche gehört ebenfalls in den Vertrag. Die Urheberbenennung bleibt Pflicht, solange kein Verzicht vereinbart ist.

Honorare und Rechtepakete: Beispielrechnung für 2024

Eine Preisliste gibt es nicht, weil Aufwand und Region schwanken. Als marktübliche Beispielspanne gelten 1.200 bis 2.500 Euro netto pro Tag, zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer. Kurze Einsätze von zwei Stunden liegen häufig zwischen 400 und 900 Euro netto. Anfahrt und Zweitfotograf sind meist nicht enthalten.

Rechtepakete kosten Aufschlag und sind Verhandlungssache. Marktübliche Beispielwerte sind 20 bis 50 Prozent für Website und Social Media, weitere 10 bis 25 Prozent für unbefristete Rechte. Eine Erfolgsbeteiligung ist kein Standard, sondern ein Sonderfall.

Beispiel: achtstündiger Einsatz, Honorar 1.800 Euro netto. Social-Media-Paket mit 30 Prozent: 540 Euro. Unbefristete Rechte mit 15 Prozent: 270 Euro. Summe 2.610 Euro netto, mit 19 Prozent Umsatzsteuer 3.105,90 Euro brutto. Diese Zahlen sind ein Rechenbeispiel, kein Angebot.

Personenaufnahmen und Einwilligungen

Die Datenschutz-Grundverordnung regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten, zu denen Lichtbilder zählen. Für Fotos von Beschäftigten greift zusätzlich § 26 BDSG.

Wer Bilder werblich nutzt, braucht die Einwilligung der abgebildeten Person. Das Recht am eigenen Bild schützt Betroffene auch auf Firmenfeiern.

Ein pauschaler Passus im Arbeitsvertrag genügt nicht für jede werbliche Nutzung. Bei Gästen hilft eine schriftliche Einwilligung am Einlass, mit Widerrufshinweis. Ohne Einwilligung bleibt nur die Unkenntlichmachung. Klären Sie vorab, wer die Model-Releases einsammelt.

Musterverträge und Ansprechpartner

Musterverträge senken das Risiko unklarer Klauseln. Vorlagen für Fotoproduktionen veröffentlichen der BFF und die Centralvereinigung Deutscher Wirtschaftsverbände für Handelsvermittlung und Verkehr, kurz CV. Sie trennen Honorar, Nutzungsrechte und Haftung. Prüfen Sie jede Vorlage gegen Ihr eigenes Nutzungskonzept.

Für Rechtsfragen steht Mitgliedsunternehmen die Rechtsauskunft der IHK München zur Seite, ebenso anderen Industrie- und Handelskammern. Sonderfälle wie Personalwerbung lassen Sie vor der Buchung prüfen. Mündliche Zusagen gehören in den Vertrag.

Häufige Fragen

Darf ich Eventfotos auf LinkedIn posten?

Nur wenn die Lizenz Social Media ausdrücklich umfasst. Eine Print-Lizenz genügt nicht.

Müssen Gäste der Veröffentlichung zustimmen?

Ja, bei erkennbaren Personen und werblicher Nutzung. Sonst bleibt nur ein Bildzuschnitt, der niemanden erkennen lässt.

Muss der Fotograf genannt werden?

Grundsätzlich ja. Ohne andere Vereinbarung ist der Name anzugeben, sofern der Urheber nicht darauf verzichtet hat.

Wie lange sollte die Lizenz laufen?

So lange wie die geplante Nutzung, plus Reserve. Unbefristete Rechte kosten mehr als befristete.

Was kostet ein Eventfotograf für Firmenfeiern?

Beispielspanne, Stand 2024: 1.200 bis 2.500 Euro netto pro Tag, zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer.