Unternehmensfotografie für Unternehmen: Bedarf, Rechte und Budget planen

Das Wichtigste auf einen Blick

Bedarf und Motive festlegen

Beginnen Sie mit der Kanalliste: Website, Karriereseite, LinkedIn, Presseverteiler und Stellenanzeigen. Karriereseiten brauchen Teamaufnahmen und Porträts der Ansprechpartner, der Vertrieb Produkte, Anlagen und Logistik.

Ein Standort mit 200 Beschäftigten kommt mit 60 bis 120 verwendbaren Bildern aus. Die Spanne ist eine Beispielgröße, kein Standard. Porträts veralten durch Personalwechsel schneller als Gebäudeaufnahmen, planen Sie sie alle 24 bis 36 Monate neu.

Legen Sie Formate fest: Hochformate für Social Media, Querformate für Website und Print. Eine Shotlist mit Motiv, Format, Personenzahl und Ort verkürzt den Produktionstag. Klären Sie früh, welche Standorte eine Fotogenehmigung verlangen, etwa Werksgelände oder Bahnhöfe.

Kosten und Budget: Beispielkorridore in Euro

Die Tabelle nennt Richtwerte netto und ersetzt kein Angebot. Terminlage, Region und Nutzungsumfang verschieben die Werte.

Dazu kommen Styling und Make-up mit 250 bis 600 Euro pro Tag und Modelhonorare mit 300 bis 900 Euro pro Tag.

Rechnen Sie 19 Prozent Umsatzsteuer ein. Bei Kleinunternehmern nach § 19 UStG entfällt sie, dafür fehlt der Vorsteuerabzug. Häufige Kalkulationsfehler sind nicht berechnete Reisezeit und halbe Tage, die als volle Tage abgerechnet werden.

Rechenbeispiel: zwei Fototage mit 120 verwendbaren Bildern

Angesetzt werden zwei Fototage zu je 1.500 Euro, ein Assistenztag zu 400 Euro, zwei Studiotage zu je 600 Euro und Styling für 500 Euro. Die Honorarsumme für den Lizenzzuschlag ergibt sich aus 1.500 + 1.500 + 400 = 3.400 Euro netto.

Auf diese 3.400 Euro kommt ein Lizenzzuschlag von 40 Prozent, also 1.360 Euro. Dazu kommen Studio 1.200 Euro, Styling 500 Euro und Reisekosten für 380 Kilometer zu 0,50 Euro, also 190 Euro.

Zwei Übernachtungen zu je 120 Euro ergeben 240 Euro, Verpflegung von zweimal 28 Euro ergibt 56 Euro. Für 16 Retuschestunden zu 90 Euro fallen 1.440 Euro an.

Die Zwischensumme beträgt 8.386 Euro netto, mit 19 Prozent Umsatzsteuer 9.979,34 Euro brutto. Bei 120 verwendbaren Bildern kostet ein Bild 69,88 Euro netto. Alle Werte sind Beispielwerte.

Rechte klären: UrhG, KunstUrhG, DSGVO und Beschäftigtendaten

Der Fotograf bleibt Urheber, Sie erhalten Nutzungsrechte. Die Grundlagen stehen im UrhG als Inhaltsverzeichnis. Fehlt eine ausdrückliche Regelung, ist im Zweifel nur die beim Vertragsschluss vorgesehene Nutzung erlaubt.

Listen Sie Nutzungsarten einzeln auf: Print, Website, Social Media, Out-of-Home und interne Kommunikation, dazu Auflagenhöhe und Gebiet. Auch einfache Lichtbilder sind nach § 72 UrhG geschützt. Für neue Nutzungsarten wie Bewegtbild oder einen Trainingsdatensatz gehört eine Klausel nach § 32a UrhG in den Vertrag.

Bei erkennbaren Personen gilt das Recht am eigenen Bild nach dem KunstUrhG, Einwilligungen müssen freiwillig, dokumentiert und widerrufbar sein. Solche Aufnahmen sind personenbezogene Daten, die Datenschutz-Grundverordnung der EU verlangt Rechtsgrundlage, Information und Löschfrist. Bei Beschäftigten greift zusätzlich § 26 BDSG.

Ungenehmigte Nutzung führt zu Unterlassung und Schadensersatz nach § 97 UrhG. Legen Sie jede Lizenz mit Anfangsdatum, Enddatum, Medien und Auflage in der Bilddatenbank ab, nicht im Postfach der Projektleitung.

Anbieter auswählen und beauftragen

Werbe- und Industriefotografen übernehmen Menschen, Produktion und Architektur. Porträtfotografen liefern Mitarbeiterporträts, Produktfotografen arbeiten im Studio mit Freistellern. Bildagenturen bündeln Konzeption und Casting und berechnen 15 bis 25 Prozent Koordinationsanteil.

Das Lastenheft hat die größte Wirkung, weil Angebote ohne gleiche Leistungsbeschreibung nicht vergleichbar sind. Bei gewerblichen Fragen vermitteln die örtlichen Industrie- und Handelskammern weiter.

Häufige Fragen

Was kostet ein Fototag für Unternehmensaufnahmen?

Für Corporate- und Industrieaufträge liegt der Tagessatz bei 1.200 bis 2.000 Euro netto. Assistenz, Studio, Reisekosten und Lizenzzuschlag kommen hinzu.

Wem gehören die Bilder?

Das Urheberrecht bleibt beim Fotografen. Sie erhalten Nutzungsrechte für die vertraglich benannten Medien, Gebiete, Zeiträume und Auflagen.

Brauche ich für Mitarbeiterfotos eine Einwilligung?

Ja. Erkennbare Personen brauchen eine Einwilligung nach dem KunstUrhG, bei Beschäftigten kommt eine Rechtsgrundlage nach § 26 BDSG hinzu.

Wie lange darf ich ein Bild nutzen?

So lange die Lizenz läuft. Befristete Web-Lizenzen enden zum vereinbarten Datum, danach brauchen Sie eine Verlängerung oder ein neues Motiv.