Teamfotos vorbereiten: Einwilligung und Nutzungsumfang klären

Das Wichtigste auf einen Blick

Jedes Teamfoto ist ein personenbezogenes Datum; DSGVO, BDSG und KunstUrhG greifen nebeneinander.
Nutzungsumfang meint Kanäle, Laufzeit und Widerrufsweg, festgehalten im Einwilligungsdokument.
Beschäftigte willigen nach § 26 Abs. 2 BDSG grundsätzlich schriftlich ein.
Ohne Freigabe bleibt nur die unkenntliche Aufnahme.
Nachweise liegen bis zum Ende der Nutzung plus drei Jahre Verjährung bereit.

Nutzungsumfang vor dem Termin festlegen

Vor der Buchung steht die Kanalmatrix: Karriereseite, Intranet, Firmenprofil im sozialen Netzwerk, Kundenbroschüre, Messeplakat. Jeder Kanal ist eine eigene Nutzungsart. Wer den gedruckten Geschäftsbericht freigibt, hat damit noch kein Profilbild freigegeben.

Kanalmatrix: jede Nutzung einzeln freigeben

Kanal

Karriereseite: Freigabe nötig
Intranet: Freigabe nötig
Soziales Netzwerk: Freigabe nötig
Kundenbroschüre: Freigabe nötig
Messeplakat: Freigabe nötig

Eigene Nutzungsart

Karriereseite
Intranet
Soziales Netzwerk
Kundenbroschüre
Messeplakat

Als Rechtsgrundlage kommt Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Betracht. Die Einwilligung muss freiwillig und informiert sein und sich auf den konkreten Zweck beziehen. Für Werbezwecke trägt ein berechtigtes Interesse regelmäßig nicht.

Neben dem UrhG gilt das Kunsturhebergesetz: § 22 KunstUrhG verlangt die Einwilligung der abgebildeten Person, die Ausnahmen nach § 23 KunstUrhG greifen bei werblicher Nutzung kaum. Maßgeblich sind die Regelungen des Kunsturhebergesetzes zum Recht am eigenen Bild.

Für Beschäftigte gilt zusätzlich § 26 BDSG zur Verarbeitung von Beschäftigtendaten. Lassen Aufnahmen Rückschlüsse auf besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO zu, etwa Gesundheit oder Religionszugehörigkeit, gehören sie nicht in die allgemeine Teamübersicht.

Checkliste für Einwilligung und Nutzungsumfang

Checkliste für Einwilligung

Kanalmatrix anlegenje Kanal eine Zeile für Zweck, Laufzeit und Verantwortlichen.
Einwilligungsdokument je Person vorbereiten und vor dem Termin unterschreiben lassen.
Fotografenauftrag schriftlich erteilen, mit Nutzungsfreigabe, oft Model Release genannt, und Bearbeitungsrechten.
Am Fototag eine Namensliste mit den freigegebenen Kanälen übergeben. Ohne Freigabe nur unkenntliche Motive anfertigen lassen.
Nach dem Termin Bildauswahl und Freigaben abgleichen, Abweichungen und Widerrufe dokumentieren.

Einwilligungsdokument: diese Angaben gehören hinein

Einwilligungen brauchen nach der Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679) erkennbare Angaben. Nehmen Sie auf:

Angaben im Einwilligungsdokument

Name, Aufnahmedatum sowie Verantwortlicher mit Anschrift und Kontakt.
Zweck, Kanäle, Nutzungsdauer in Jahren und Bearbeitungsrechte wie Zuschnitt oder Freistellen.
Hinweis auf den jederzeitigen Widerruf nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO und dessen Folgen.
Freiwilligkeit, Datum, Unterschrift, bei Beschäftigten zusätzlich die Schriftform nach § 26 BDSG.
Empfänger, Weitergabe an Dritte und eingesetzte Auftragsverarbeiter.

Zwei Papiere gehören zusammen: die Einwilligung der Person und die Nutzungsfreigabe des Fotografen. Ohne beide Unterlagen keine Veröffentlichung.

Fotokosten je Teamtermin rechnen

Beispielannahmen, keine Preisauskunft: ein halber Tag Teamfotografie 900 Euro netto, Anfahrt 80 Euro, Auswahl und einfache Retusche 150 Euro. Summe 1.130 Euro netto. Die Umsatzsteuer von 19 Prozent beträgt 214,70 Euro, der Bruttobetrag 1.344,70 Euro. Bei 20 Personen ergibt das 67,24 Euro je Kopf.

Bildlizenzen für Agenturmaterial kommen hinzu, etwa von Getty Images, Adobe Stock oder Shutterstock. Rechnen Sie sie dem Kanal zu, in dem das Motiv erscheint.

Widerruf, Nutzungsdauer und Aufbewahrung

Ein Widerruf wirkt für die Zukunft. Geplante Veröffentlichungen sind zu stoppen, bestehende Beiträge nach Möglichkeit zu entfernen; eine frühere rechtmäßige Nutzung wird nicht rückwirkend unzulässig.

Das Widerrufsformular mit Ansprechpartner, Postadresse und E-Mail-Adresse gehört in das Einwilligungsdokument. Legen Sie dort eine Nutzungsdauer fest, etwa drei Jahre. Eine Verlängerung braucht eine erneute Bestätigung.

Nachweise bewahren Sie so lange auf, wie Bilder genutzt werden, zuzüglich der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren. So bleibt die Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO erfüllbar.

Wer liefert was: Fotograf, Agentur, HR

Der Fotograf liefert Aufnahmen und Nutzungsfreigabe, die Agentur Lizenzen und Rechteangaben, HR die Personalliste und die unterschriebenen Einwilligungen. In der Bilddatenbank, etwa Bynder oder Canto, gehört ein Metadatenfeld Einwilligung mit Ablaufdatum zum Standard.

Hinweise zu Einwilligung und Bildverarbeitung stellt der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) bereit. Merkblätter zum Recht am Bild veröffentlichen die IHK München und Oberbayern sowie Berufsverbände wie der BFF und der Centralverband Deutscher Berufsfotografen.

Häufige Fragen

Deckt eine Einwilligung alle Kanäle ab?

Nein. Jeder Kanal ist eine eigene Nutzungsart; Print, Intranet und soziales Netzwerk sind getrennt freizugeben.

Muss die Einwilligung schriftlich sein?

Bei Beschäftigten sieht § 26 Abs. 2 BDSG die Schriftform vor. Ob Textform im Einzelfall genügt, klären Sie mit der Rechtsabteilung.

Was gilt nach einem Widerruf?

Die Nutzung endet für die Zukunft. Laufende Veröffentlichungen sind zu beenden.

Wie lange sind Nachweise aufzubewahren?

Solange die Bilder genutzt werden, zuzüglich der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren.

Dürfen Aufnahmen ohne Einwilligung erscheinen?

Nur wenn niemand identifizierbar ist. Die Bearbeitung stimmen Sie vorab mit dem Fotografen ab.